Od niedawna prowadzę dział kadrowy w firmie budowlanej. Słyszałam, że mają zmienić się w 2018 roku przepisy dotyczące okresu przechowywania dokumentów pracowniczych. Czego będą dotyczyć?

Istotnie, powstał rządowy projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Projekt dotyczy skrócenia z 50 do 10 lat czasu przechowywania dokumentacji pracowniczej i dokumentacji płacowej zleceniobiorców dzięki przekazaniu do ZUS danych niezbędnych do przyznania pracownikom i zleceniobiorcy świadczeń emerytalnych i rentowych oraz ustalenia ich wysokości, a także umożliwienia pracodawcy prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej również w postaci elektronicznej. Uprości to obsługę akt osobowych.

Mianowicie dokumentacja pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. będzie przechowywana 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS rozszerzone imienne raporty miesięczne pracowników i zleceniobiorców. W raportach znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty (m.in. wysokość przy-chodu). Dane te ZUS zapisze na koncie ubezpieczonego. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przed ZUS historii swojego zatrudnienia i uzyskiwać od byłego pracodawcy np. zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu.

Drugi przypadek dotyczy osób zatrudnionych od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 r. Pracodawca będzie mógł także skrócić do 10 lat okres przechowywania dokumentacji obecnych lub byłych pracowników, którzy zostali zatrudnieni po 1998 r. a przed 1 stycznia 2019 r. Pracodawca skorzysta z tego rozwiązania, jeśli złoży w ZUS raport informacyjny, w którym znajdą się dane niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty konkretnego pracownika. Nie musi tego robić, ale jeżeli już się zdecyduje, będzie to także decyzja na przyszłość - niepodlegająca zmianie i dotycząca wszystkich pracowników. Jeśli pracodawca nie przekaże raportów informacyjnych, będzie zobowiązany przechowywać dokumentację pracowniczą 50 lat. Dokumentację pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. pracodawca będzie przechowywał 50 lat.

Począwszy od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej, a dotychczasowa dokumentacja papierowa zostanie zeskanowana i opatrzona kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli pracownik i pracodawca będą dysponowali kwalifikowanym podpisem elektronicznym, e-dokument powstanie bez konieczności skanowania dokumentu papierowego. Digitalizacja akt osobowych będzie odpowiednio zabezpieczona, tak aby nie dochodziło do utraty danych przez pracodawców.

Zgodnie z projektem, wynagrodzenie pracownika będzie przekazywane domyślnie na konto. Jeśli będzie chciał je otrzymać w gotówce, zostanie zobligowany do złożenia odpowiedniego oświadczenia.

Wiesława Lempska
Zakład Ubezpieczeń Społecznych

BP 1/2018