Od niedawna przejęłam w firmie prowadzenie spraw płacowo-kadrowych. Chciałabym się dowiedzieć, jakie są obowiązki pracodawców (i ich prawnych następców) wobec osób przechodzących na emeryturę i rentę?

W myśl obecnie obowiązujących przepisów, tj. art. 125 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2004 r., nr 39, poz. 353 ze zm.) pracodawcy zobowiązani są do:
1) współdziałania z pracownikiem w gromadzeniu dokumentacji niezbędnej
do przyznania świadczenia,
2) wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń nie¬
zbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości,
3) przygotowania wniosku o emeryturę i przedłożenia go za zgodą pra¬cownika organowi rentowemu nie później niż na 30 dni przed zamierzonym
terminem przejścia pracownika na emeryturę,
4) przygotowania-zazgodą pracownika-wniosku o rentę z tytułu niezdol¬
ności do pracy i przedłożenia go organowi rentowemu na30 dni przed ustaniem
prawa do zasiłków chorobowych,
5) poinformowania bezzwłocznie, po śmierci pracownika, pozostałej po
nim rodziny o warunkach uzyskania renty rodzinnej, przygotowania wniosku
o rentę rodzinną, przygotowania wniosku o rentę i przedłożenia go organowi
rentowemu.
Do kompletownia wniosku o świadczenia emerytalno-rentowe zobowią¬zani są pracodawcy oraz inni płatnicy składek, z wyjątkiem zleceniodawców, osób fizycznych zatrudniających pracowników, nie wypłacających świadczeń z ubezpieczenia chorobowego, oraz płatników składek, którzy opłacają składkę za siebie i osoby współpracujące.
Płatnik składek jest zobowiązany do kompletowania wniosku wyłącznie w odniesieniu do ubezpieczonego, za którego opłaca składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe w chwili zgłoszenia przez tego ubezpieczonego wniosku o emeryturę lub rentę z tytułu niezdolności do pracy albo zgłoszenia przez członka rodziny zmarłego ubezpieczonego wniosku o rentę rodzinną.
Do kompletowania wniosku o świadczenie emerytalno-rentowe nie są zobowiązani:
1) pracodawcy niewypłacający zasiłków chorobowych, tj. zgłaszający do
ubezpieczenia chorobowego mniej niż 20 ubezpieczonych,
2) zleceniodawcy,
3) płatnicy składek zobowiązani do opłacania składek za siebie i osoby
współpracujące.
Za datę zgłoszenia wniosku o emeryturę i rentę przyjmuje się datę sporządze-nia wniosku przez płatnika zobowiązanego do kompletowania tego wniosku.
Kolejnym obowiązkiem płatnika składek jest wystawianie dokumentów (zaświadczeń) na żądanie organu rentowego w celu udowodnienia okresów składkowych i nieskładkowych, o których mowa w wym. ustawie emerytalnej.
Płatnik składek jest również zobowiązany do wystawienia dokumentów (zaświadczeń) w celu udowodnienia okresów pracy w szczególnych warunkach lub szczególnym charakterze, okresów pracy górniczej oraz okresów pracy na kolei.
Płatnik składek jest ponadto zobowiązany do wystawiania zaświadczeń o wysokości przychodu stanowiącego podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne wypłaconego za okresy, za które przychód ten przysługuje, a także o wysokości następujących należności:
- wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy, wypłaconych na podstawie
Kodeksu pracy
- zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego, opiekuńczego
- świadczenia rehabilitacyjnego
- zasiłku wyrównawczego, świadczenia wyrównawczego lub dodatku wyrównawczego
- wartości rekompensaty pieniężnej z tytułu okresowego nie podwyższania płac w sferze budżetowej oraz utraty niektórych wzrostów i dodatków do emerytur i rent
- kwot zasiłków dla bezrobotnych
- kwot zasiłków szkoleniowych lub stypendiów wypłaconych z urzędu pracy
za okres udokumentowanej niezdolności do pracy.
Na następcy prawnym byłego pracodawcy ciążą również obowiązki w za¬kresie ustalania prawa do emerytury i renty.
Pracownikom, którzy zostali przejęci wraz z częścią zakładu, zaświadczenie o wysokości osiąganych zarobków lub dochodu powinien wystawiæ nowy pracodawca. Zgodnie bowiem z art. 231 Kodeksu pracy- w razie przejęcia zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy. Zmiana pracodawcy oznacza przejęcie przez nowego właściciela wszystkich, zarówno majątkowych jak i niemajątkowych, praw i obowiązków ze stosunku pracy. Tym samym nowy pracodawca ma prawo m.in. do wystawiania zaświadczeń o wysokości zarobków na druku Rp-7, świadectwa pracy oraz świadectwa wykonywania prac w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.
Przepis ten nie ma natomiast zastosowania do pracowników, z którymi rozwiązano stosunek pracy przed przekształceniem, lub którzy pozostali i są nadal zatrudnieni w nieprzejętej części zakładu pracy, jeżeli ten zakład pracy jest w dalszym ciągu placówką zatrudnienia i nie uległ likwidacji.
Pracodawcą właściwym do wystawienia dokumentu wg druku ZUS Rp-7 dla pracowników pozostałych w nieprzyjętej części przedsiębiorstwa, lub z którymi rozwiązano stosunek pracy przed przekształceniem, jest ich dotychczasowy pracodawca.
W przypadku, gdy dotychczasowy zakład pracy przekazał dokumenty płacowe pracowników, z którymi rozwiązano stosunek pracy, zaświadczenie o wynagrodzeniu można wystawić na podstawie uwierzytelnionych kopii list płac. Potwierdzenia powinien dokonać uprawniony do tego rodzaju czynności pracownik firmy, np. główny księgowy.
W przypadku, gdy dokumentacja płacowa nie istnieje lub uległa zniszcze¬niu, zaświadczenie o wysokości osiągniętych wynagrodzeń może byæ wydane przez pracodawcę (jego następcę prawnego) na podstawie danych zawartych w aktach osobowych pracownika, np. umowach o pracę, pismach o powołaniu, mianowaniu oraz w innych pismach określających wynagrodzenie danego pracownika.
Jeżeli proces likwidacji został zakończony, a zlikwidowany zakład pracy był przedsiębiorstwem państwowym, były pracownik powinien zwrócić się o wydanie dokumentacji płacowej do następcy prawnego, tj. utworzonej w wyniku przekształcenia spółki skarbu państwa, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa.
Poszukując danych o zarobkach warto wiedzieć, że spółki prawa cywilnego lub handlowego, które w wyniku prywatyzacji powstały na bazie byłych przed¬siębiorstw państwowych, powinny były przejąć wraz z majątkiem również dokumentację osobową i płacową pracowników. W przypadku upadłości i likwidacji zakładu, dokumentację pracowniczą powinien był przejąć organ nadrzędny, z reguły właściwy minister lub wojewoda.
W przypadku, gdy postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe trwa, zaświadczenie o zarobkach na druku Rp-7 może wystawić likwidator lub syndyk masy upadłości.
Syndyk masy upadłości może wystawić zaświadczenie o wysokości wynagrodzenia wyłącznie w okresie trwania postępowania upadłościowego. Z chwilą zakończenia tego postępowania lub jego umorzenia, zainteresowany powinien z akt rejestrowych w rejonowym sądzie gospodarczym wynotować nazwiska i adresy członków dyrekcji (zarządu) firmy (spółki) i do nich wystąpić o wystawienie zaświadczenia o zarobkach nadruku ZUS Rp-7 lub o wskazanie, kto przejął dokumentację pracowniczą zlikwidowanego zakładu.