Przedłożyłem w ZUS świadectwo pracy z 1983 roku za okres 1980-1983, gdzie jest określony mój zarobek zasadniczy i składniki wynagrodzeni, takie jak uposażenie, stażowe, umundurowanie. Pracowałem w Rejonie Przewozów Kolejowych. Chciałem przeliczyć emeryturę, ale dostałem odmowę, bo według ZUS nie jest to odpowiedni dokument na poświadczenie mojego zarobkowania. Dlaczego?

Środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu oraz uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury, renty oraz kapitału początkowego, są zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymacja ubezpieczeniowa lub inny dokument, na podstawie którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia.

Legitymacja ubezpieczeniowa jest środkiem dowodowym potwierdzającym wysokość uzyskiwanych wynagrodzeń, jeżeli pracodawca dokonał w niej odpowiednich wpisów o osiąganych wynagrodzeniach, tj. powinna być wpisana łączna kwota zarobków za dany rok kalendarzowy oraz przeciętna kwota zarobku również za dany rok kalendarzowy.

W myśl przepisów obowiązujących do roku 1990 okres przechowywania list płac wynosił 12 lat. Zakład pracy mógł więc likwidować dokumenty płacowe po upływie tego czasu. Okres przechowywania list płac, kart zbiorczych płac oraz innych dokumentów, na podstawie których można ustalić podstawę wymiaru emerytury lub renty został wydłużony rozporządzeniem Ministra Finansów z 15 stycznia 1991 r. w sprawie zasad prowadzenia działalności, a następnie ustawą o rachunkowości. Określono tam, że dokumentacja płacowa powinna być przechowywana przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikających z przepisów, m. in. emerytalno-rentowych. W związku z tym, archiwa mogą nie mieć dokumentacji płacowej za wskazane przez Pana lata, tj. 1980-1983.

Jeżeli nie ma możliwości uzyskania wymienionych środków dowodowych, na udokumentowanie wynagrodzenia przedłożyć można również inne dokumenty, tj. umowy o pracę, angaże, pisma o powołaniu i mianowaniu, określające wynagrodzenie pracownika. Przy ustalaniu podstawy wymiaru świadczeń emerytalno-rentowych na podstawie dokumentacji innej niż finansowa, obowiązuje ścisła zasada uwzględniania tylko takich składników wynagrodzenia określonego w aktach osobowych, które przysługiwały pracownikowi bezwarunkowo w czasie trwania zatrudnienia jako stałe w określonej wysokości, np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatki określone kwotowo itp. Inne składniki wynagrodzenia - premie, nagrody, czy dodatki - mogą być uwzględnione tylko wówczas, jeżeli zachowana dokumentacja wskazuje niewątpliwie na ich faktyczną wypłatę w określonej wysokości, od której została odprowadzona składka na ubezpieczenie społeczne. W przypadku, gdy wynagrodzenie określone jest stawką godzinową, dopuszczalne jest ustalenie wynagrodzenia stanowiącego podstawę wymiaru świadczenia tylko wówczas, jeżeli zachowały się dane dotyczące godzin, jakie pracownik faktycznie przepracował w danym okresie.

Świadectwo pracy, które przedłożył Pan do ZUS, nie stanowi dokumentu potwierdzającego wysokość uzyskiwanych zarobków z tytułu całego okresu zatrudnienia. Pracodawca bowiem, pomimo że podał składniki wynagrodzenia - uposażenie, dodatek służbowy, wysługa lat, umundurowanie - nie wskazał, w jakim okresie przysługiwały, oraz czy faktycznie zostały wypłacone przez cały okres zatrudnienia.

W przypadku, gdy ubezpieczony nie może udokumentować wysokości faktycznie osiąganego wynagrodzenia za okresy pozostawania w stosunku pracy, do ustalenia podstawy wymiaru świadczeń przyjmuje się zgodnie z przepisami ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z FUS wynagrodzenie minimalne proporcjonalnie do okresu podlegania ubezpieczeniu i wymiaru czasu pracy. Obowiązujące przepisy nie przewidują, w przypadku braku dokumentacji, możliwości przyjęcia do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty wynagrodzenia ustalonego w inny sposób.

Oddziały ZUS mogą na podstawie posiadanej dokumentacji potwierdzać podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie społeczne osobom pozostającym w stosunku pracy przed 1.01.1999 r., jeżeli zgłaszane były do tego ubezpieczenia imiennie. Do ubezpieczenia imiennie zgłaszani byli pracownicy nieuspołecznionych zakładów pracy, a od 1.01.1990 r. pracownicy zakładów pracy, które zatrudniały nie więcej niż 20 pracowników. Pracownicy Rejonu Przewozów Kolejowych nie byli imiennie zgłaszani do ubezpieczeń społecznych, wobec tego Zakład Ubezpieczeń Społecznych nie ma możliwości ustalenia wysokości zarobków osiąganych w tym zakładzie.

Wiesława Lempska
Zakład Ubezpieczeń Społecznych
BP 10/2017