Komunikowanie się w zarządzaniu BHP

Podstawowe zasady komunikowania się na tematy bezpieczeństwa i higieny pracy w przedsiębiorstwie ustalono w przepisach prawa.

Zgodnie z nimi konieczne jest przekazywanie pracownikom informacji o wszystkich sprawach związanych z ich bezpieczeństwem i zdrowiem w pracy, w tym informacji dotyczących:

• zagrożeń dla zdrowia i życia występujących w zakładzie pracy, na poszczególnych stanowiskach pracy i przy wykonywanych pracach;
• działań ochronnych i zapobiegawczych, podjętych w celu wyeliminowania lub ograniczenia zagrożeń;
• ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami;
• przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczących wykonywanych prac;
• zasad postępowania w przypadku awarii i innych sytuacji zagrażających zdrowiu i życiu pracowników;
• pracowników wyznaczonych do udzielania pierwszej pomocy, wykonywania czynności w zakresie ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji pracowników.

Zgodnie z przepisami prawa również pracownicy powinni przekazywać przełożonym informacje o bezpieczeństwie i higienie pracy. W szczególności są oni zobowiązani przekazywać informacje o występujących zagrożeniach i dostrzeżonych wadach lub uszkodzeniach maszyn.

Przepisy prawa wskazują również na potrzebę dwustronnego komunikowania się w ważnych sprawach dotyczących bezpieczeństwa i ochrony zdrowia. Wprowadzają one obowiązek konsultowania z pracownikami lub ich przedstawicielami wszystkich działań związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy, a w szczególności działań dotyczących:

• zmian w organizacji pracy i wyposażeniu stanowisk pracy, wprowadzania nowych procesów technologicznych oraz substancji i preparatów chemicznych, jeżeli mogą one stwarzać zagrożenie dla zdrowia lub życia pracowników;
• oceny ryzyka zawodowego występującego przy wykonywaniu określonych prac oraz informowania pracowników o tym ryzyku;
• tworzenia służby bhp lub powierzania wykonywania zadań tej służby innym osobom oraz wyznaczania pracowników do udzielania pierwszej pomocy, a także wykonywania czynności w zakresie ochrony przeciwpożarowej i ewakuacji pracowników;
• przydzielania pracownikom środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego;
• szkolenia pracowników w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• wykazu prac, przy których istnieje możliwość wystąpienia szczególnego zagrożenia dla zdrowia lub życia ludzkiego.

Do podstawowych form przekazywania informacji o bezpieczeństwie i higienie pracy pracownikom należą, zgodnie z przepisami prawa, szkolenia i instruktaże stanowiskowe. Konieczne jest również stosowanie pisemnych form informowania, a w szczególności opracowywanie i przekazanie pracownikom w formie pisemnej instrukcji bezpiecznego wykonywania pracy, a także przedstawianie zapisów dokumentujących działania prowadzone w zakresie BHP i ich wyniki.

Przekazywanie wszystkich potrzebnych informacji może ułatwić wdrożenie w systemie zarządzania BHP procesów komunikowania się, w których określa się:

• co ma być komunikowane;
• kiedy ma być komunikowane;
• z kim należy się komunikować, z uwzględnieniem różnych szczebli organizacyjnych i funkcji wewnątrz organizacji, podwykonawców, dostawców, osób odwiedzających organizację oraz zainteresowanych stron;
• jak należy się komunikować;
• jak uwzględniać aspekty różnorodności (np. język, kultura, niepełnosprawność) w procesach komunikowania się.

Procesy komunikowania się powinny zapewniać:

• pozyskiwanie, gromadzenie, aktualizację i rozpowszechnianie odpowiednich informacji dotyczących zarządzania BHP;
• przepływ informacji we wszystkich kierunkach struktury organizacyjnej, a w szczególności przekazywanie odpowiednich do potrzeb i zrozumiałych informacji osobom pracującym oraz innym zainteresowanym stronom;
• udział w ciągłym doskonaleniu.

Do przekazywania informacji na tematy bezpieczeństwa i higieny pracy można wykorzystać szereg różnych metod, w tym tradycyjne metody komunikacji ustnej i pisemnej, takie jak tradycyjne szkolenia i formalne zebrania, spotkania i dyskusje nieformalne czy też informacje w formie pisemnej (np. pismo, zarządzenie, raport), a także metody elektroniczne, takie jak np. Intranet lub e-mail. W zarządzaniu BHP istotną rolę pełnią tradycyjne metody ustnego komunikowania się. Umożliwiają one uzyskiwanie informacji zwrotnej, wymianę poglądów i wyjaśnianie wątpliwości w bezpośrednich kontaktach, a także pozwalają kierownikom wykazywać widoczne zaangażowanie w działania na rzecz bezpieczeństwa i ochrony zdrowia. Odpowiednie wdrażanie, rozwój i doskonalenie metod ustnego komunikowania się, z uwzględnieniem doskonalenia umiejętności komunikacyjnych kadry kierowniczej, może również wpływać na kształtowanie wysokiej kultury bezpieczeństwa.

Decydując o metodach przekazywania informacji na temat bezpieczeństwa i higieny pracy należy pamiętać, że metody elektroniczne mogą uzupełniać i wzmacniać, a nie zastępować tradycyjne komunikowanie się, a szczególnie kontakty bezpośrednie. To właśnie tego rodzaju kontakty najsilniej wpływają na kształtowanie wysokiej kultury bezpieczeństwa.

Do oceny komunikowania się w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy można wykorzystać przedstawioną niżej listę pytań kontrolnych.

Uwaga: Więcej informacji na temat metod komunikowania się można znaleźć w „Wytycznych komunikowania się w zarządzaniu BHP”.