Planowanie działań w systemie zarządzania BHP
Planowanie to jeden z podstawowych procesów w systemie zarządzania BHP. Obejmuje ono ustalanie celów i określanie planów działań służących ich osiąganiu. Zgodnie z wymaganiami normy PN-ISO 45001 planowanie powinno obejmować działania skierowane na:
- eliminowanie lub ograniczanie ryzyk i wykorzystywanie szans;
- osiąganie zgodności z wymaganiami prawnymi i innymi;
- przygotowanie i reagowanie na sytuacje awaryjne.
Plany działań powinny określać sposoby ich integrowania i wdrażania w procesach realizowanych w systemie zarządzania BHP lub w innych procesach biznesowych oraz sposoby oceny skuteczności tych działań.
W normach ISO dla systemów zarządzania cel jest definiowany jako rezultat, który należy osiągnąć. Cele mogą dotyczyć działań o różnym horyzoncie czasowym i być ustalane dla całej organizacji, a także dla jej części lub określonych procesów i działań w niej realizowanych; mogą być to cele strategiczne, taktyczne lub operacyjne. Cele strategiczne dotyczą na ogół całej organizacji i wyników osiąganych w całym systemie zarządzania BHP, cele taktyczne są ustalane dla wybranych jednostek organizacyjnych, określonych miejsc lub procesów, zaś cele operacyjne dotyczą określonych działań.
Utrzymywanie i ciągłe doskonalenie systemu zarządzania BHP wymaga, aby cele dotyczące BHP były ustalane na różnych szczeblach struktury organizacyjnej.
Cele te powinny być spójne z ustaloną w organizacji polityką BHP i mierzalne (jeżeli to możliwe) oraz być ustalane z uwzględnieniem:
- mających zastosowanie wymagań;
- wyników oceny ryzyk i szans – zarówno dla systemu zarządzania BHP, jak i związanych z zagrożeniami dla bezpieczeństwa i zdrowia;
- wyników konsultacji z pracownikami oraz ich przedstawicielami
oraz monitorowane, komunikowane i w razie potrzeby aktualizowane. Do monitorowania celów można wykorzystywać zarówno metody ilościowe, jak i jakościowe, jak np. badania ankietowe, wywiady i obserwacje.
Konieczne jest ustalenie planów, które mogą dotyczyć działań skierowanych na osiągnięcie jednego lub jednocześnie kilku ustalonych celów i które określają:
- działania, które trzeba zrealizować,
- zasoby potrzebne do realizacji tych działań i terminy ich realizacji,
- osoby odpowiedzialne za realizację działań,
- sposób oceny uzyskiwanych wyników, w tym wskaźniki do monitorowania postępu w osiąganiu ustalonych celów.
Do oceny procesów planowania w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy można wykorzystać przedstawioną niżej listę pytań kontrolnych.
Lista pytań kontrolnych do oceny procesów planowania
- Czy są ustalane cele długoterminowe dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy?
- Czy są opracowywane plany realizacji ustalanych celów?
- Czy przy ustalaniu celów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy uwzględnia się konieczność dostosowania funkcjonowania do wymagań prawnych i innych, przyjętych przez przedsiębiorstwo?
- Czy przy ustalaniu celów i planów analizuje się wyniki uzyskiwane w zakresie bhp przez inne przedsiębiorstwa?
- Czy przy ustalaniu celów i planów uwzględnia się potrzebę poprawy psychospołecznego środowiska pracy?
- Czy przy ustalaniu celów i planów uwzględnia się potrzebę ograniczania absencji chorobowej?
- Czy przy ustalaniu celów i planów rozważa się potrzebę poprawy warunków pracy szczególnie narażonych grup pracowników (np.. młodych, osób niepełnosprawnych lub starszych)
- Czy przy ustalaniu celów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy uwzględnia się wyniki identyfikacji zagrożeń i oceny ryzyka?
- Czy przy ustalaniu celów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy uwzględnia się wyniki kontroli stanu bhp?
- Czy przy ustalaniu celów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy uwzględnia się wyniki auditów i przeglądów okresowych?
- Czy przy ustalaniu celów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy uwzględnia się wyniki analiz wypadków przy pracy i chorób zawodowych?
- Czy przy ustalaniu celów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy uwzględnia się wyniki analiz przyczyn awarii i innych zdarzeń potencjalnie wypadkowych?
- Czy są określane mierzalne kryteria (wskaźniki liczbowe, terminy) osiągnięcia celów ?
- Czy cele i plany dotyczące BHP są ustalane przy współudziale osób, które będą je realizować?
- Czy cele i plany dotyczące BHP są przeglądane i aktualizowane?
- Czy plany realizacji celów dotyczących BHP są udokumentowane?
- Czy realizacja planów jest monitorowana?
- Czy w przypadku wprowadzenia w przedsiębiorstwie zmian przeprowadza się przeglądy planów?
- Czy w razie potrzeby wprowadza się korekty do planów?